Кадровый электронный документооборот (КЭДО): зачем он вашей компании и как внедрить

КЭДО — это юридически значимый обмен кадровыми документами в электронной форме. Система исключает бумагу из процессов кадрового учёта, ускоряет взаимодействие сотрудников с отделом кадров, снижает затраты и упрощает контроль за соблюдением законодательства. Ниже — полный гайд по возможностям, преимуществам и пошаговому внедрению КЭДО на базе сервиса «1С:Кабинет сотрудника».

Преимущества КЭДО для бизнеса

• Экономия времени. Документы формируются и подписываются за минуты, а не часы.
• Снижение рисков. Исключается человеческий фактор: шаблоны заполняются автоматически, данные валидируются системой.
• Безопасность и легитимность. Усиленные квалифицированные (для работодателя) и неквалифицированные (для работников) ЭП обеспечивают полное соответствие ТК РФ, 63-ФЗ и Приказу Минцифры № 578.
• Прозрачность и доступность. Сотрудники 24/7 видят приказы, расчётные листки, графики отпусков с любого устройства.
• Снижение затрат. Экономия на бумаге, печати, курьерских услугах и архивном хранении.

Ключевые сценарии в «1С:Кабинет сотрудника»

1. Отпуск — заявление → согласование руководителем → автоматическое формирование приказа и уведомление работника.
2. Справки 2-НДФЛ, о доходах, об отпусках. Запрос из кабинета → создание и подпись в 1С → получение готового PDF с ЭП.
3. Изменение личных данных. Работник прикрепляет подтверждающие файлы, кадровик вносит изменения в карточку сотрудника в один клик.
4. Публикация расчётных листков. Один выбор месяца — и все сотрудники получают уведомления, подписывают получение ЭП.
5. Массовая рассылка документов. Приказы, локальные НПА, соглашения — в формате PDF/A-1a для полного юридического веса.

Пошаговый план перехода на КЭДО

1. Юридическая подготовка.
   • Издайте приказ о внедрении КЭДО и положение о кадровом ЭДО.
   • Уведомьте работников и соберите их письменные согласия (не требуются для принятых после 31.12.2021 без стажа).
2. Выбор ИС. Настройте «1С:Кабинет сотрудника» (облачный или локальный вариант).
3. Электронные подписи.
   • Работодателю — УКЭП (можно по машиночитаемой доверенности).
   • Работникам — УНЭП, выпускаемая бесплатно внутри кабинета.
4. Настройка процессов. Конфигурируйте маршруты согласования отпусков, правила публикации расчётных листков и прав доступа.
5. Пилот → масштабирование.
   • Начните с топ-5 массовых процессов: отпуска, справки, расчётные листы.
   • Оцените экономический эффект, обучите персонал, расширяйте покрытие.

Правовые аспекты и контроль подлинности

Каждый документ хранится в PDF/A-1a, к которому прилагаются файлы подписи «.sig» или «.pkcs7». Проверка выполняется штатными средствами «1С» или любым ПО, поддерживающим ГОСТ-алгоритмы. Отозванный сертификат система не позволит использовать, а все журналы регистрации доступны для выгрузки контролирующим органам.

Часто задаваемые вопросы о КЭДО

• Нужно ли дублировать электронные документы на бумаге? Нет. При соблюдении формата PDF/A-1a и наличии ЭП бумажная копия не требуется (п. 4 ст. 22.1 ТК РФ).
• Как восстановить пароль к ЭП сотрудника? В профиле кабинета нажмите «Обновить подпись» — система выдаст новый сертификат без участия кадровика.
• Сколько стоит подключение? Тест 45 дней — бесплатно. Затем тариф — пакетами по количеству активных сотрудников (10, 25, 50 и т.д.).

Закажите персональную демонстрацию — покажем КЭДО на ваших данных и посчитаем экономию